DMS Software

Herausforderungen

Die Herausforderung welche mit der Digitalisierung einher gehen erfordern ein modernes Wissensmanagement. Insbesondere für Mittelständer die noch in Papierform Dokumente verarbeiten und archivieren und gleichzeitig stark wachsen, ist die digitale Transformation eine echte Herausforderung.

Wer hier nicht rechtzeitig eine DMS Software (Beispiel: Elo Soft) einführt hat bald keine Freude mehr mit einer stark steigenden Anzahl von Dokumenten und Prozessen diese zu bearbeiten, abzulegen (rechtssichernde Archivierung).

Branchen wie beispielsweise Handelsbetriebe, aber auch das in Deutschland sehr starke produzierende Gewerbe, haben ein sehr großes Produktspektrum und Wissenstand.

Dieses Wissen muß auf Knopfdruck abrufbar und bei Bedarf dem Kunden oder anderen Partner zur Verfügung gestellt werden können.

Desto größer ein kleines Unternehmen wird, desto länger dauert dieser Vorgang.

Der Kunde will jederzeit (am besten in Echtzeit) auf diese wertvollen Information der Produkte und/oder Prozesse zugreifen und abrufen können. Er will wissen wo genau in der Prozesskette ein individuelles Produkt befindet.

Ein auf Papier basiertes System muss dann auf ein papierloses Büro umgestellt werden.

Das Ziel -> Informationsfluss Optimierung

Ein DMS Software hat als Ziel, geschäftlich relevante Information und Dokumente dem Unternehmen digital zur Verfügung zu stellen.

Kleine Firmen & das richtige DMS System

Finanzierbarkeit 

Integrationsfähigkeit 

Anwenderfreundlichkeit

Der Workflow Manager (ELO Office)

Key User Schulung im zunächst kleinerem Umfang ist eine gute Lösung kosten-effektiv die neue Lösung ins Unternehmen. Workflow Manager kann die Geschäftsprozesse eines Unternehmens nicht nur binnen kürzester Zeit beschleunigen, sondern auch die Zusammenarbeit und Vernetzung der einzelnen Abteilungen erheblich verbessern.
Sowohl die interne als auch die externe Kommunikationsschnelligkeit trägt in der heutigen digitalisierten Welt erheblich zur Wettbewerbsfähigkeit bei.

  Welche konkreten Vorteile bringt die Umstellung von Papier basiertes auf papierloses Büro mit sich?

Top 3 DMS Vorteile!

1. kurze und bedarfsgerechte Implementierungsphase - 
2. höhere Verfügbarkeit von Informationen 
3. besserer Überblick über aktuelle Kundenprojekte

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Wissensvermittlung Digitalisierung

Wissensvermittlung - Abholen und Wissen vermitteln.

Eingeladen Maßnahmen zu unterbreiten....

Das modernste ist vielleicht noch die Kaffeemaschine....

Vorteile Dokumentenmanagement Software

Der Kunde ist dermaßen nicht Experte, befremdet mit der digitalen Welt, das er überhaupt nicht einschätzen kann, welche Vorteile er jetzt von einer Lösung wie Dokumentenmanagement Software, E-Mailarchivierung etc. eigentlich hat.

Management Trainings Workshop, damit jeder auf dem Level kommt damit er auch mitreden kann.

Es bringt ja nichts, wenn beispielsweise die Kunden eines Unternehmen noch nicht digitalisiert sind. Mit Fax und Papierrechnungen arbeiten usw.

Anpassung muss entsprechend erfolgen.

IT-Schnittstellen IT-Schnittstellen offen lassen - Lösung die mit den Anforderungen wachsen kann.
Sonst könnte das in 1 bis 2 Jahren ein Problem werden.
Denn häufig holen sich Unternehmen jemanden ins Haus, weil sie ein hohes Maß an Beratung erwarten, an der Hand genommen und geführt werden wollen, und nicht einfach nur eine Lösung kaufen wollen deren Mehrwert leichtsinnig auf der Strecke bleibt.
1000 Leute entlassen und andere 1000 Leute wieder einstellen.
Investitionsstau, aufgrund von Ängsten wo die Reise hingehen soll.
2 bis 3 Jahre dauert der Prozess, man kann nicht alles sofort einkaufen.

Digital Office

Workplace Modernisierung. Probleme in der  Firmenkultur verändern ist schwieriger als eine Software einführen.

Sich trauen neu zu denken. Probleme wenn es mit der Digitalisierung im Unternehmen nicht vorwärts geht.

Wie schafft es ein Unternehmen, veraltete bzw. vertraute Strukturen zu reformieren und zu transformieren.

Die guten und modernen Mitarbeiter auch "high potentials" genannt, neigen oftmals dazu ihr Unternehmen zu verlassen wenn die nötigen Digitalisierungsmaßnahmen nicht vollzogen werden.
Warum ist die Digitalisierung der Prozess, Produktion, Logistik, Vertrieb usw. so wichtig?
Der junge Kunde von heute ist es gewöhnt in Echtzeit mit einem Hersteller oder Dienstleister zu agieren.

Ein sehr gutes Beispiel gibt im Kundenservice. Ein Kunde mit einem Sonderwunsch, einer Beschwerde oder ähnliches ist es leid bei jedem Kundenbetreuer zu dem er weitergereicht wird wieder und wieder die komplette Geschichte von Anfang an zu erzählen.
Mit der heutigen CRM Software die jedes Unternehmen im Einsatz haben sollte, weiß jeder Kundenbetreuer gleichermaßen über die aktuelle Situation bescheid. Über ein Collaboration Tool wir in Echtzeit jede Information welche über den Kunden gewonnen wird eingepflegt und geteilt.
Sensibilisierung, Schutz Personenbezogener Daten ist ein weiteres wichtiges Thema wobei viele Firmen im Mittelstand noch nicht gut genug ausgerüsttet sind. Digitalisierung bedeutet nicht, dass wir alles Alte einfach abschalten!

Die Funktion des Büros wird sich verändern!